Как заверить копии документов в бухучете – бумажные и электронные

Категория: Разъяснения и комментарии Просмотров: 45

Приказ Минфина от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета» (далее Приказ № 52н) по умолчанию устанавливает электронный документооборот. В нём прямо сказано, что «первичные учетные документы (сводные первичные учетные документы) и регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа». А на бумажном носителе эти документы могут формироваться только в двух случаях:

а) если отсутствует возможность их формирования и хранения в виде электронных документов;

б) если законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Как только начнётся внедрение электронного документооборота, учреждению могут понадобиться как бумажные копии электронных документов, так и электронные копии документов, созданных на бумажном носителе. Как создать и заверить те и другие в соответствии с положениями Закона № 402-ФЗ, СГС «Концептуальные основы» и положениями Приказа № 52н, рассмотрим в таблице:

Вопрос

Первичный учетный документ на бумажном носителе

Электронный первичный учетный документ

В какой форме создан подлинник документа?

- на бумажном носителе;

- с собственноручными подписями должностных (физических) лиц;

- в электронной форме (в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [1]);

- подписан электронной квалифицированной подписью, а в случаях, предусмотренных законодательством и нормативно-правовыми актами, простой электронной подписью;

В какой форме создаётся копия документа?

- скан-копия (скан-образ) - когда бумажный документ отсканирован и сфотографирован с помощью средств сканирования в виде файла в формате .PDF, .JPG, .TIFF, .PNG.

- на бумажном носителе – когда документ распечатывается с помощью принтера;

Как заверяется копия документа?

Соответствие скан-копии бумажному подлиннику удостоверяется квалифицированной электронной подписью одного из следующих лиц:

- лица, ответственного за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни;

- лица, ответственного за формирование сан-копии;

-лица, ответственного за передачу скан-копии.

Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в соответствии с положениями учетной политики учреждения. Например, на документе указывается:

- текст собственноручно или с помощью штампа «Копия электронного документа верна»,

- должность, ФИО и собственноручная подпись сотрудника, уполномоченного удостоверить копию,

- печать учреждения,

- при этом на документе должна быть отражена информация об электронной подписи, которой он подписан, и о программном средстве, с помощью которого он изготовлен и воспроизведен.

Для чего используются копии документов?

Скан-копию можно принять к бухгалтерскому учету, при условии удостоверения её соответствия подлиннику документа квалифицированной электронной подписью, если в ней:

- отражены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой или все обязательные реквизиты, когда форма не унифицирована;

- есть собственноручная подпись руководителя или уполномоченных им лиц (а в случае документов по операциям с денежными средствами – есть и собственноручная подпись главного бухгалтера или уполномоченных им лиц).

Для представления электронного документа на бумажном носителе:

- если это предусмотрено договором для представления другому лицу или в государственный орган;

- по требованию органов дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судов, налоговых инспекций, налоговой полиции в соответствии законодательством;

- если носители, на которых хранятся электронные документы, изымаются в установленном порядке (бумажные или электронные копии включаются в документы бухгалтерского учета).

 

В таблице мы рассмотрели ситуации, когда формат копии документа отличается от формата подлинника. Но изменение формата в результате копирования совсем не обязательно - всё зависит от целей, для которых изготавливается копия документа.

Копия бумажного документа может быть выполнена не только путём сканирования, но и на бумаге. Тогда она заверяется одним из способов:

а) собственноручной подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью учреждения;

б) нотариально.

Также и копия электронного документа может быть изготовлена не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. Например, на материальном носителе (компакт-диск, флэш-накопитель, карта памяти и т.п.). Но такое копирование по факту является размножением (перезаписью) файла, и вместо термина «копия», которая подразумевает заверение, в таком случае употребляется слово «экземпляр». Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами (Проект федерального закона № 159016-4 "Об электронном документе").

 

[1] п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

Автор статьи Фирсанова Н.Е. (преподаватель бухгалтерского учета, эксперт по вопросам ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в государственном секторе.)

 


Теги материала:

Документооборот